Zarządzanie czasem
Badania nad predyspozycjami poszczególnych nacji wykazują, że Polacy należą do grupy pracowników pracujących najdłużej i najciężej. Tygodniowy czas pracy w Polsce należy do najdłuższych w Europie, a jednocześnie polski pracownik pracuje nieefektywnie. Diagnozowanie źródła tej sprzeczności prowadzi zwykle do wskazania dwóch problemów leżących u podstaw braku efektywności, to brak umiejętności planowania oraz gospodarowania czasem pracy. Ponieważ nie każdy posiada wrodzoną dyscyplinę w tym zakresie, warto pamiętać, że metod zarządzania czasem można się nauczyć.
Co daje nam umiejętność zarządzania czasem?
Zarządzanie projektem polega m.in. na wyeliminowaniu wszystkich tych czynników, które rozpraszają i dekoncentrują zespół obniżając jego wydajność. To dlatego tak ważne jest określenie priorytetów, celu głównego i celów pośrednich. Każdy leader zespołu zarządzając projektem powinien wystrzegać się jednak perfekcjonizmu. Ustalenia na osi czasu powinny zawierać margines czasowy pozwalający na miarową realizację bez tworzenia sztucznego pośpiechu i niepotrzebnego stresu. Upływ czasu nie może demotywować.
Najważniejszym elementem każdego projektu jest jasno sformułowany cel. Jednym z mierników celu jest czas określający przebieg realizacji.
Z uwagi na zakres czasu cele dzielimy na:
- długoterminowe, strategiczne, szacowane na 3-5 lat, wyznaczają kierunki działania najbliższej przyszłości
- krótkoterminowe, czyli taktyczne, określane na 2-3 miesiące, proponują rozwiązania, łatwo mierzalne
- bieżące, czyli operacyjne, na najbliższy tydzień, dają konkretne zadania i jasne polecenia
Aby nie dopuścić do marnowania czasu powinno się zastosować hierarchię dwóch kategorii: ważności oraz pilności. Warunkiem tej metody jest jednoznaczne zawężenie ścieżki działania poprzez podział na:
- sprawy ważne i pilne: to naglące, zwykle trudne i kryzysowe tematy, sprawy do wykonania
na wczoraj
, projekty o określonym i krótkim terminie realizacji, do natychmiastowego oraz osobistego wykonania - sprawy nieważne, ale pilne, to plany dalekosiężne, zapobieganie problemom, zlecanie zadań uczestnikom projektu, kontrola i nadzór
- sprawy ważne, ale niepilne, rutynowe zadania czyli: spotkania, emaile, raporty, telefony
- sprawy nieważne i niepilne, złodzieje czasu w pracy
Zarządzanie czasem w projekcie, szacowanie potrzebnej ilości czasu względem danego zadania to ważna i często decydująca o powodzeniu całego projektu umiejętność. Bez względu na zastosowaną metodę i dobór priorytetów to upływ czasu i kontrola efektywności wykorzystania go określi sprawność leadera i jego zespołu.