Zarządzaj projektem online
W internecie jest dostępna cała gama specjalnych systemów do monitorowania pracowników i zarządzania projektami. Wiele z nich jest również dostępnych w wersji darmowej. Systemy, które umożliwiają realizację zadań na danej platformie, są proste w obsłudze i w dużej mierze ułatwiają koordynację danego projektu. Dlaczego? Ponieważ wszystkie wątki mamy zgromadzone w jednym miejscu, widzimy aktywność pozostałych członków zespołu. Do tego możemy na bieżąco rozliczać się z zadań, które zostały przydzielone konkretnej osobie w określonym terminie. Jest wiele aplikacji internetowych umożliwiających stworzenie określonej sekcji, kategorii projektowej oraz dodanie do systemu użytkownika, który za nią odpowiada. Można na przykład stworzyć dziedzinę „promocja w social media” i dany członek zespołu koordynujący tę przestrzeń projektu, uzupełnia dane dotyczące realizacji zadań w ramach tej kategorii. Po zakończonych działaniach odznacza kolejne aktywności, jakie wykonał. Dzięki temu wszyscy członkowie zespołu są informowani, na jakim etapie pracy jest dana osoba z teamu i w jakim stopniu wykonała polecone jej działania. Poprzez takie rozwiązania można łatwo kontrolować rozwój projektu, a dzięki opcji dodawania komentarzy czy oznaczania użytkowników, można wspólnie rozważać niejasności bądź informować zespół o istotnych zmianach.
Łatwo kontroluj czas i zadania projektowe
Koordynując określony projekt w systemie online, można łatwo mierzyć czas realizacji projektu. Dodanie kalendarza, uzupełnianie deadline’ów i związanych z nimi zadań ułatwia pracę, a pominięcie jakiegokolwiek aspektu staje się dużo trudniejsze. Spojrzenie na projekt z poziomu systemu do zarządzania projektami daje ciekawą perspektywę członkom zespołu. Dzięki temu można dostrzec poziom gotowości nie tylko własnej sekcji, ale również pozostałych. Widząc tempo realizacji zadań, łatwo oszacować, czy projekt zostanie wykonany na czas, czy będzie potrzeba wydłużenia terminu końcowego.
Wiele systemów do zarządzania projektami online udostępnia ponadto statystyki, w jakim stopniu wykonano wskazane zadania. Na przykład 65% w kategorii współpraca ze sponsorami, 80% kontakt z mediami i 100% w sekcji catering. System, na podstawie zadań, które zostały zakończone i tych, które wciąż są w kolejce do realizacji, wylicza, jaki łączny procent wykonanych działań w danej kategorii projektowej został osiągnięty. Dzięki temu łatwo sprawdzić, ile jeszcze pracy należy włożyć do ukończenia projektu.